Qué es SCRUM y como aplicarlo correctamente sin morir en el intento.

Las empresas con métodos tradicionales se desempeñan con base en filosofías funcionalistas. Poseen una  jerarquía vertical en la que un miembro da una orden y el resto se dispone a cumplirla.

Las metodologías ágiles o "frameworks ágiles", son innovadoras estrategias de gestión creadas con una visión diferente. Consisten en un desempeño colectivo en el que se organiza un proyecto, dividiéndolo en fases con entregas progresivas, donde el cliente irá aprobando cada tarea,  hasta llegar a la meta.

Tienen el propósito de construir una estructura abierta, con herramientas que permitan dar respuestas rápidas, generando una intervención continua a través de equipos multidisciplinarios.

Están basadas en un manifiesto que contiene cuatro elementos clave para definir su funcionamiento:

• El diálogo entre los miembros de un proyecto es la base para determinar los procesos y los instrumentos de trabajo.
• Las entregas forman parte de un desempeño en progreso. 
• Mantener la colaboración con el cliente durante el desarrollo y  una discusión clara sobre los términos de contratación.
• La planificación es consensuada. 

Esta filosofía fue pensada desde el sector de desarrollo de software, en los años 80. Gracias a su flexibilidad, se puede adaptar a cualquier área.  Existen varios  tipos de metodologías  ágiles, especializadas en diferentes negocios. Entre las más conocidas se pueden citar: Scrum, Clear, Kanban, Lean Software Development y Extreme Programing.

Scrum para organizar en grande

El Scrum es un framework ágil perfecto para el desarrollo de proyectos. Contempla un flujo laboral en el que se practican formas de colaboración grupal, con entregas parciales y regulares de las metas asignadas para lograr el producto final.

Este sistema es un beneficio en los entornos complejos, con propuestas  cambiantes o poco definidas donde se demanden resultados a corto plazo.  El Scrum potencia la productividad, la creatividad y la competitividad en pymes innovadoras. 

Roles

Los  tres roles centrales del Scrum son indispensables para la ejecución, coordinación y supervisión de la totalidad de las fases necesarias, para materializar el proyecto. 

• Product Owner: Es el cliente, encargado de priorizar los objetivos y de mantener una interacción continua con el equipo para la revisión, discusión y aprobación de los resultados.
• Scrum Máster: Es el coordinador que se encarga de velar por el funcionamiento armónico del grupo. Elimina los obstáculos, que no puedan resolverse y las interrupciones externas que afecten la productividad.
• Equipo Scrum: Es la congregación multidisciplinaria de individuos. Esta tiene la responsabilidad de crear los entregables durante el Sprint. 

El proceso

Esta técnica ágil se basa en la organización del cronograma en cajas de tiempo o fases temporales. La duración de las mismas, son definidas en consenso por los roles principales, adaptándose a las necesidades de cada objetivo.

Inicio del sistema

El framework se inicia con una reunión, donde se expone una descripción detallada sobre la visión y misión de la propuesta. El Product Owner procede a presentar un listado de objetivos ordenados por prioridad, denominado “prioritized product backlog”. En este encuentro, se clarifican las metas y especificaciones planteadas.  

Sprint o iteración

El Scrum Máster es el encargado de analizar la lista de objetivos para segmentarla en módulos de trabajo con tareas asignadas y tiempos de entrega determinados.

Un cronograma puede estar conformado por varias sesiones de Sprint. Estos segmentos  tienen una duración de 4 semanas, aproximadamente. Se encuentran diseñados para dividir el proceso en etapas, con el fin de ir escalando en el alcance de los propósitos. 

Sprint planning meeting

El sprint se inicia con una reunión de planificación denominada "Sprint planning meeting".  En ella, el Scrum Máster presenta la propuesta. Se discute en el Equipo Scrum hasta llegar a un consenso.  Se genera el “Sprint Backlog”, que es el listado de tareas a ser realizadas durante la iteración. 

Daily Standup

Diariamente, se realizan encuentros de sincronización de 15 minutos máximo en los que se revisan las actividades y necesidades del grupo para velar por el cumplimiento de las metas.

Sprint Review Meeting

El último día del Sprint se realiza un encuentro en el que se presentan  los entregables. El cliente realiza observaciones objetivas y se plantean ajustes o cambios de ser necesarios. Igualmente, se elabora un análisis del flujo de trabajo  para reformar las debilidades en beneficio de perfeccionar el desempeño.

¿Cómo adaptar el Scrum a las agencias de desarrollo web?

Hasta ahora, se ha reflexionado sobre las ventajas de los procedimientos ágiles, pero entre la teoría y la práctica puede existir una gran distancia.  Para aplicar con éxito el Scrum u otra herramienta de este tipo a agencias de desarrollo web, el primer paso es abandonar los sistemas tradicionales y hacer una transición profunda.

A continuación, se destacan los pasos para realizar una adaptación exitosa:

1. Educación

Es necesario conocer a profundidad los planteamientos del Scrum y el resto de los instrumentos ágiles para la gestión de proyectos. Asistir a talleres u obtener la ayuda de asesores en esta área es obligatorio para que el todo personal tenga información de calidad. sobre estas modalidades. 

2. Lluvia de ideas

Para iniciar la integración colectiva, lo más aconsejable es realizar una reunión para diagnosticar la realidad de la agencia y diseñar en conjunto la estructura del Scrum, respondiendo a las necesidades de la empresa.

3. Borrador

Una vez compilados los resultados, el equipo de liderazgo trabaja en un boceto del Scrum.  En él se definen las guías para los lineamientos de acción y se plasman los instrumentos necesarios para su ejecución.  Este documento debe responder a la reflexión grupal y a la visión de la gerencia. Debe ser aprobado por los dirigentes de la agencia.

4. Presentación de la propuesta

Se expone la propuesta de Scrum al equipo, empleando una pedagogía eficaz.  Es importante que sea aceptada  y que exista un conocimiento detallado de cómo será implementada. Debe acompañarse con dispositivos, que ilustren el contenido y generen empatía. 

5. Growth-driven design

La oferta de servicios exige una modificación que refleje esta visión innovadora sobre la creación del trabajo. El growth-driven design es un modelo para transformar el diseño y desarrollo convencional de un sitio web. Con este concepto, se plantea realizar mejoras permanentes en la página del cliente. Se realizan pruebas de usuarios de manera regular, con el propósito de lograr una optimización constante.

6. Renovar la estructura

Tan importante es el diseño de un Scrum personalizado como ofrecer al equipo una estructura afín a esta filosofía ágil. Es determinante romper las barreras de los departamentos y agrupar a las personas por habilidades y capacidades.

Las asociaciones deberían trabajar en tareas afines para lograr una mayor cohesión y armonía. El secreto para lograr una reestructuración exitosa de la planta consiste en considerar al cliente como parte del equipo, conformar grupos pequeños y velar por el mantenimiento de un ambiente positivo.

7. Herramientas 

La naturaleza de la agencia y del framework diseñado para ella, demandan instrumentos tecnológicos que permitan una aplicación positiva de los procesos. Es necesario adquirir las herramientas idóneas para lograr un desempeño competitivo.

8. El experimento

No es fácil cambiar de la noche a la mañana. Se recomienda crear un grupo experimental que pueda laborar bajo condiciones controladas. Así, se podrán evaluar los resultados del ensayo. Este laboratorio permite detectar debilidades y corregirlas. También, ayuda a prevenir pérdidas y fracasos considerables para la agencia. 

9. Estrategias de venta.

Las relaciones comerciales con los clientes deben transformarse. Los contratos, las formas de trabajo y las expectativas tienen que adaptarse al procedimiento ágil.

Existen tres aspectos fundamentales para la transformación:

• Conceptualizar el sitio web como un producto vivo y en constante cambio.
• El equipo trabajará para el cliente durante periodos de tiempo determinados y previamente discutidos.
• El desempeño, se enfoca en los resultados y las consecuencias del proceso. El comportamiento del sitio web será el indicativo de las tareas futuras.

10. Procesos continuos

La evaluación permanente de las acciones es la única forma de enfrentar rápidamente los obstáculos y vigilar el cumplimiento óptimo de las metas. Asignar un coordinador que realice semanalmente un seguimiento del grupo, es una solución ideal para garantizar el diálogo, resolver problemas y mejorar los procesos.

11. Comercializar la agencia ágil

Una vez realizada esta compleja transición es importante integrarla a la personalidad de la empresa e incluirla en el marketing de la agencia. No sólo como un beneficio, sino como parte esencial de su razón de ser. Es una oportunidad excelente para incrementar las ventas y conquistar nuevos clientes. 

Finalmente, algunos consejos para lograr un Scrum exitoso

Hasta ahora se han revisado las estrategias para asumir las metodologías ágiles, desde un punto de vista gerencial. Sin embargo, son las personas las que hacen posible todo proceso.  Muchas veces  existen miedos, barreras o prejuicios que pueden afectar la puesta en práctica de esta innovadora filosofía.

Por ello, es importante entenderlas desde una perspectiva humana e idear dispositivos de implementación que eviten situaciones negativas.  A continuación, se proponen 10 consejos para labrar el camino hacia un Scrum exitoso:

• La selección del proyecto ideal es determinante para un buen comienzo. Los retos experimentales o innovadores activan la creatividad y facilitan la aplicación de las modalidades ágiles. Por el contrario, los proyectos convencionales no son convenientes para un equipo que se inicia en este campo, pues predisponen al personal a usar las técnicas tradicionales.
• El éxito no depende de una persona. El Scrum exige la formación de grupos auto-gestionados, auto-organizados y multidisciplinarios. Si bien existe un Scrum Máster, es vital que el equipo sea proactivo y se adueñe de la disciplina sin necesidad de un control externo obligatorio. 
• Los plazos, tiempos, términos de calidad y el presupuesto deben ser respetados y gestionados con excelencia. La cadena del trabajo en proceso, no puede verse afectada, por el incumplimiento de las pautas acordadas.
• Es importante aprender a gestionar la tensión del grupo. Solo el trabajo realizado en armonía y con una gran motivación, permite progresar en productividad y obtener un alto rendimiento.
• Las metodologías ágiles facilitan el  alcance de resultados impresionantes, en poco tiempo. Sin embargo, para poder perfeccionar los procesos, es determinante sistematizar y controlar los datos del desempeño. Sólo este conocimiento permitirá seguir evolucionando.
• La calidad es el secreto para hacer de un Scrum una gestión de proyectos beneficiosa a largo plazo. La excelencia de los entregables es determinante para lograr un producto final que  supere  las expectativas planteadas.
• Las técnicas ágiles exigen disciplina y rigor. Seguir al pie de la letra la cadena de procesos y asegura el buen funcionamiento de la planificación diseñada.
• Una vez acumulada la experiencia en este sistema de gestión, es crucial llevar a cabo retrospectivas que permitan evaluar y mejorar.
• Hacer visible el Scrum como filosofía de la agencia es un paso fundamental para consolidar la marca y  propiciar su integración a comunidades afines.
• Ser realistas con las expectativas, construye una actitud abierta hacia la crítica constructiva y la constante evolución. El Scrum mejorará la operatividad de la agencia, pero no será capaz de resolver todos los problemas.