Programar software de gestión a medida, ¿por qué?

Sergio Carrasco
De la mente de: Sergio Carrasco 12-Oct-2018 Programación
Programar software de gestión a medida, ¿por qué? 0 Comentarios
Basado en 1 votos

El funcionamiento eficiente de una empresa supone un conjunto de factores y elementos que requieren ser tenidos en cuenta para que el proceso operativo se cumpla de forma óptima. Es por eso que en esta época de  revolución tecnológica difícilmente un negocio pueda mantenerse y competir en el mercado mundial, si aún opera de manera analógica.

No obstante, la digitalización de las organizaciones ha cambiado por completo la forma de hacer negocios y ha generado soluciones importantes para garantizar fluidez y rapidez en los procedimientos, así como nuevas oportunidades comerciales.

Actualmente, muchas empresas han optado por instalar un software de gestión que les permita controlar las operaciones con proveedores, los procesos administrativos y tener un estatus en tiempo real de la situación en los almacenes, envíos y entregas de productos. Sin duda, esta herramienta es uno de los mejores inventos en el sector empresarial.

¿Qué es un software de gestión?

Es un conjunto de programas informáticos que le ofrecen al empresario la posibilidad de tener información detallada de cada proceso que se cumple dentro del negocio, al centralizar todos los datos de cada departamento para agilizar la facturación, gestionar el inventario, controlar las ventas y mejorar las relaciones con los clientes. Un software de gestión se convierte en la columna vertebral de una organización, aumenta la productividad de un negocio y lo proyecta hacia un nivel altamente satisfactorio.

Características de un software de gestión

Este recurso informático es capaz de sintetizar y al mismo tiempo optimizar cada una de las variables que integran una gestión productiva como materia prima, personal, equipos tecnológicos y otros elementos importantes, con lo que se mejoran notablemente los tiempos de trabajo y se obtiene mayor provecho de la inversión.

Programación modular

En informática el diseño modular permite que un programa pueda cumplir múltiples funciones, y precisamente el software de gestión está estructurado en módulos diversos, para lograr dividirlos en una base de datos para los clientes, productos así como  la gestión de almacén y ventas. A pesar de esta subdivisión, la información es compartida, lo cual posibilita un cruce de información permanente entre los distintos departamentos de la empresa, para garantizar mayor eficiencia y transparencia en cada uno de los procedimientos operativos.

Base de datos centralizada

Esta es una de las principales fortalezas de este recurso informático que logra concentrar de forma electrónica todos los datos que genera cada una de las áreas de la empresa. Bastará ingresar una información, para que pueda estar disponible en el momento que lo necesite cualquier integrante de la organización.

Diseño versátil

Un software de gestión eficiente debe estar diseñado para funcionar en línea, lo cual le ofrecerá mayor dinamismo y flexibilidad para interactuar con los clientes y otros socios comerciales. Además para lograr generar soluciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa debe ser muy versátil y estar preparado para atender a las exigencias del mercado global.

Automatiza tareas

Con este programa informático todas las actividades de la empresa se pueden cumplir de forma automatizada, con lo que se ahorra tiempo y dinero. La fluidez en las distintas tareas empresariales permitirá optimizar la gestión diaria del negocio y en consecuencia crear una planificación de recursos empresariales más acertada.

Buscador integral

Este ayudante informático tiene incorporado un buscador integrado que facilita el acceso a toda a la información que requiera el personal de la empresa. Esta función mejorará considerablemente la labor de cada área.

¿Por qué es importante un software de gestión?

Implementar un programa informático de este tipo en una empresa es de suma importancia sobre todo por el orden que garantiza en todas las tareas de la cadena de producción y comercialización de un producto o servicio, lo que redunda en mayor control de cada procedimiento que se cumple internamente. 

A continuación se detallan brevemente algunos motivos por los cuales se debe contar con un software de gestión empresarial.

  • El control detallado de cada departamento permite la toma de decisiones acertadas, ya que el intercambio de información electrónica supone que el personal pueda predecir con mayor precisión algunos escenarios que se puedan presentar durante la actividad comercial.
  • Se evitan las duplicidades por  departamento, porque un sistema centralizado concentra la información en un solo lugar y se disminuye en gran medida el margen de error.
  • Es versátil y flexible, lo cual permite que cualquier empresa, pequeña mediana o grande pueda adaptarlo perfectamente a su estructura.
  • Garantiza mayor control y seguimiento del producto porque ofrece la posibilidad de monitorizar todo el proceso productivo hasta la entrega final.
  • Es un programa que genera copias de seguridad por departamento para que cada área pueda resguardar la información que procesa.
  • Optimiza la rentabilidad de la empresa por la rapidez y fluidez en  cada uno de los procedimientos internos que se ejecutan.
  • Se reducen considerablemente los gastos innecesarios.

Tipos de software de gestión

Cada programa o aplicación tiene funciones y objetivos distintos. La idea es lograr integrar perfectamente las actividades de una organización con el software de gestión.

Software de gestión empresarial

En este programa informático la protagonista es la Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la cual permite abarcar todos los procesos operativos de una empresa. En vista que este software resultaba muy amplio para algunos negocios de menor dimensión, se crearon otros similares pero adaptados a las funciones específicas de cada empresa.

Software de gestión comercial

Se encarga de ejecutar las relaciones con el cliente y su función principal es controlar la actividad comercial de la empresa. Con este software de gestión los negocios pueden incluir datos de sus clientes, monitorizar perfectamente los procesos de producción, distribución y venta de artículos.

También permite planificar de forma organizada las tareas de los diversos departamentos de la organización y sobre todo gestionar el área de marketing, concentra la información en un solo bloque para agilizar las actividades comerciales y potenciar la empresa.

Software de gestión Documental

Este programa simplifica los datos de la empresa al mantenerlos organizados y facilita su acceso cuando se requiera el uso de cualquier documento relacionado con la compañía, los empleados, clientes o proveedores.

Software personalizado

Lo componen todos los software mencionados anteriormente, los cuales al combinarse  conforman un poderoso programa informático capaz de responder de forma eficiente a todas las actividades administrativas, operativas y comerciales de una empresa. Es utilizado sobre todo por organizaciones grandes que cumplen múltiples funciones.

Con un software de gestión los procesos mejoran, el recurso humano cumple de forma más inteligente su labor y la empresa se orienta con mayor facilidad hacia el éxito.

¿Cómo lograr que un software de gestión  funcione correctamente?

Para lograr obtener resultados favorables con la aplicación de un software de gestión es necesario contar con un usuario principal que controle la mayor parte de las operaciones de forma electrónica, para que pueda validar todos los datos que se van ingresando a la plataforma. De igual manera este líder informático deberá asesorar al personal para agilizar todas las operaciones de la empresa de manera digitalizada.

Asimismo, es primordial crear una soporte electrónico para que todo el personal en el momento que lo requiera tenga a su alcance información valiosa para resolver cualquier inconveniente o problema que se haya presentado anteriormente en la organización. También estos programas requieren una actualización permanente para adaptarlos a nuevos software que respondan de manera más eficiente a las necesidades del mercado.

Lo más importante es incentivar la alfabetización constante del sistema de gestión para que todos los empleados estén preparados para controlar los procedimientos administrativos y operativos de forma digitalizada. De igual manera, todo software de gestión requiere mantenimiento periódico para un buen desempeño.

¿Cómo programar un software de gestión a la medida?

Esta herramienta informática también denominada  ERP se ha convertido en un excelente aliado en la actividad comercial porque permite obtener una visión global de los procesos administrativos y operativos de un negocio.

Actualmente existen diversos tipos de software de gestión en el mercado, bastará que cada empresa logre conseguir uno con el cual pueda encajar perfectamente todas las actividades del negocio.

A continuación de describen algunos pasos para programar de acuerdo a los requerimientos de cada empresa.

  • En primer lugar, se debe  prestar atención a  todas las funciones que normalmente se ejecutan en el ordenador para elegir cuáles se pueden automatizar con un programa informático.
  • Probar con distintos software de gestión hasta conseguir el que mejor se adapte a las necesidades e la empresa.
  • Crear un documento de diseño con la estructura de la organización para determinar cuáles son los principales requerimientos informáticos y el lenguaje de programación adecuado.
  • Es importante descargar un buen editor de texto para analizar más fácil el código de forma visual.
  • Asimismo, se debe contar con un compilador o intérprete para convertir el código en un formato que pueda usar el ordenador.
  • Es necesario contar con un gestor de base de datos.
  • De igual manera, se debe elegir el framework en concreto que se desea utilizar.

Principales programas para desarrollar software de gestión

Existen algunas plataformas y sistemas operativos que son ideales para crear software de gestión para empresas y se pueden adaptar con facilidad a los requerimientos del negocio.

Velneo

Es una plataforma que cuenta con una interfaz sencilla que le permite a los usuarios con pocos conocimientos informáticos aprender a desarrollarlo. Es ideal para pequeñas empresas o independientes que necesitan un software fácil de mantener. Tiene su propio lenguaje de programación y una base de datos incorporada.

Visual estudio

Está especialmente desarrollado para ambientes Windows, admite varios lenguajes de programación y ofrece soportes a desarrollos web. Con este sistema se pueden ejecutar diversos proyectos, aplicaciones y servicios en Internet.

Delphi

Está orientado a la programación general pero especialmente diseñado para la programación visual. Se puede utilizar para programar software para Windows y Linux.  Su principal función es el desarrollo de bases de datos entre el cliente y el servidor. Es una técnica comunicativa grupal para obtener información importante.

Ventajas de instalar un software de gestión

Son innumerables los beneficios que se generan luego de la instalación de un software de gestión a una empresa.

  • Automatización de todas las operaciones administrativas, operativas y comerciales de una empresa, logrando mayor rapidez y eficiencia en todos los procedimientos internos y externos.
  • La información interna de la empresa estará protegida de agentes externos.
  • Mayor practicidad en la búsqueda de la información cuando se requieran algunos datos especÍficos.
  • Mejoran las relaciones de la empresa con sus clientes porque permite una relación más directa entre ambos.
  • Aumenta la producción y el número de clientes.
  • Incrementa la capacidad de análisis de cada departamento para desarrollar estrategias más acertadas en función de la planificación empresarial.
  • Evaluación continua de la cadena de producción, comercialización y venta.
  • Mejora la toma de decisiones correctas.
  • Disminuye considerablemente el margen de error y los gastos innecesarios.

Indistintamente de la función que cumpla una empresa o negocio un software de gestión es la solución más acertada para responder eficientemente a problemas comunes que se presentan en una organización e incluso es la mejor manera de prevenir complicaciones empresariales a futuro. Con este recurso informático todas las operaciones estarán automatizadas y en consecuencia la actividad comercial se optimizará y los clientes se sentirán más satisfechos.

Con un software de gestión los procesos mejoran, el recurso humano cumple de forma más inteligente su labor y la empresa se orienta con mayor facilidad hacia el éxito.

Sergio Carrasco
Sergio Carrasco Co-Founder - IT Director

Ingeniero Técnico en Informática de Gestión, encargado del Dpto. Técnico y co-CEO de Overant. Su hermano mayor le regaló un ZX Spectrum a los 7 años y desde entonces no ha vuelto a ver la luz del día. Le pone a todo mucha pasión. Flexible y con capacidad de planificación. Tecnócrata informático y ex-runner (malditas lesiones).

Ver perfil completo del autor
¿Qué te ha parecido este artículo?
Deja tu comentario
Acepto la Política de Privacidad (Leer)
Acepto recibir información comercial
¿Necesitas hablar? ¡Contacta con nosotros!